入社・退職時のPC・アカウント手続きチェックリスト｜属人化しない仕組みのつくり方

入退社のIT手続きは「たまにしか発生しないのに、漏れると被害が大きい」という厄介な性質を持っています。月1回未満の頻度では人は手順を覚えられず、記憶に頼る運用は必ずどこかで漏れます。IPA（情報処理推進機構）の調査でも、内部不正による情報漏洩の主要な経路として退職者のアカウント・持ち出しが繰り返し挙げられています。

対策はシンプルで、「誰がやっても同じ結果になるチェックリスト」を1度だけ作り、入退社のたびにコピーして消し込むことです。以下、そのまま使える形で載せます。

入社1週間前まで

• PCの手配（在庫確認 or 発注。初期設定の時間を見込む）
• 会社アカウントの発行（メール・カレンダー・共有ドライブ）
• 所属グループ・メーリングリストへの追加（部署・全社）
• 共有ドライブの権限付与（所属部署のフォルダのみ。最小権限で始める）
• 業務で使うSaaSのライセンス追加（勤怠・チャット・業務システム）

入社日当日

• 初回ログインとパスワード変更、2段階認証の設定（本人と一緒に実施）
• チャットの自己紹介チャンネルへの案内
• セキュリティの初回説明（パスワード管理・私物端末の扱い・不審メールの報告先）
• 貸与品の受領サイン（PC・モニター等を台帳に記録）

退職対応は入社より項目が多く、漏れの影響も大きいです。最終出社日と退職日が異なる場合は「いつ何を止めるか」を先に決めておきます。

最終出社日まで

• 業務データの引き継ぎ先を確認（個人ドライブ→共有ドライブへの移動）
• 本人しか知らない契約・アカウントがないか台帳と突き合わせる
• 貸与品の返却予定を確認（PC・スマホ・鍵・カード類）

退職日当日〜翌営業日

• アカウントの停止（削除ではなく停止。データ保全のため）
• 全SaaSのライセンス削除・SSO連携の解除
• メールの転送設定（後任者へ30〜90日間）と自動返信の設定
• 共有ドライブ・リポジトリ等の権限剥奪の確認
• 貸与PCの回収と初期化（データは事前にバックアップ）
• 台帳の更新（アカウント・貸与品・ライセンス数）

30〜90日後

• 停止中アカウントのデータを整理し、問題なければ削除（ライセンス費用の解放）
• 転送・自動返信の終了

チェックリストができたら、次の3つで「仕組み」に格上げします。

1. 01テンプレート化 — チェックリストをスプレッドシートやタスク管理ツールのテンプレートにし、入退社のたびに複製して消し込む。実行履歴がそのまま監査記録になる
2. 02申請の入口を1つにする — 「入社が決まったらこのフォームに入力」に統一。人事から担当者への連絡漏れ・伝達ミスが消える
3. 03自動化 — フォーム入力からアカウント発行・グループ追加までは、Google Workspace なら GAS（Google Apps Script）で自動化できる。月に数名の入退社がある規模なら投資回収は早い

SmartHRのように入社手続きをワークフロー化できる労務システムもありますが、月十数名を超えない規模なら、まずフォーム＋テンプレートで十分です。ツールは頻度が仕組みを追い越してから導入すれば無駄がありません。

キッティング（PCの初期設定作業）は、OSアップデート・アカウント設定・必須ソフトの導入・資産管理ラベルの貼付といった作業の束です。判断の目安を示します。

Apple Business Manager や Android Enterprise などのゼロタッチ展開を設計しておくと、PCを本人に直送して開封するだけで設定が完了する状態にできます。リモート採用が多い会社ほど効果が大きい投資です。

• 入退社手続きの事故原因は「担当者の記憶」依存。チェックリストで解決する
• 入社対応は1週間前準備＋当日の2段構え。アカウントは事前発行
• 退職対応は停止→保全→削除の2段階。メール転送と権限剥奪を忘れない
• フォームで入口を1つにし、テンプレート化。頻度が増えたらGASで自動化
• キッティングは台数と頻度で内製/外注を判断。ゼロタッチ展開は設計の価値大

この仕組みづくり（チェックリストの整備・GASでの自動化・MDMの初期設計）は、当社のDX for Startupsで支援している内容そのものです。自社の状況に合わせた形を相談したい方はお気軽にどうぞ。