業務システムの内製化｜作る前に決める線引きと、引き継ぎの備え

内製に向くかどうかは、次の4つでおおむね決まります。作る技術があるかどうかは、この中に入っていません。ツールが肩代わりできる部分だからです。

右側に当てはまる項目が多いほど、内製そのものをやめるという話ではなく、範囲を狭める、外部と組む、そもそも作らない、といった選択肢を先に検討する価値が出てきます。以降ではその順番で見ていきます。

小さい会社ほど内製化は進んでいません。情報処理推進機構（IPA）の「DX動向2025」（2025年2月から3月に実施）では、システム開発の内製化について次の結果が出ています。この設問に答えたのは1,500社で、うち従業員100人以下が405社です。

従業員100人以下では、外部に任せる前提の会社が最も多いという結果です。AIで作れる範囲が広がる前の時点の調査である点には注意が必要ですが、出発点としては押さえておく価値があります。この調査の2026年版に内製化の設問はないため、現時点ではこれが最新の数字です。

背景には担当者の問題があります。中小企業基盤整備機構が2026年3月に公表した調査（2025年11月から12月に実施、有効回収1,668社）で、ITやAIの導入・活用を推進する人材について尋ねた設問（回答1,568社）では、「特定の担当者はおらず、経営者・現場従業員が個別に推進している」が85.9%、専任担当者がいる企業は3.0%でした。内製を検討する立場の人も、多くは本業を持ちながらの兼任だと考えられます。

先ほどのIPAの調査で、内製化を進めている企業（回答334社）に課題を聞いた設問では、「人材の確保や育成が難しい」が82.3%で、2番目に多かった「新しい技術への対応が難しい」の48.8%を大きく上回っていました。内製で先に足りなくなるのは、ツールや技術ではなく人だということです。

作ると決める前に、作らずに済む道が2つあります。実務では、ここで止まるほうが結果的に安く済むことが少なくありません。作らなければ、直し続ける手間もそもそも発生しないためです。

その作業自体をやめる

手作業が発生しているとき、その作業が本当に必要かを先に確かめます。誰も見ていない定例の集計、二重に入力している台帳、念のため続けている転記。自動化してしまうと、必要かどうかを問い直す機会が失われ、無駄な作業が仕組みとして固定されがちです。まず回数と時間を測るところから始めるのが安全です。月に何回発生し、1回あたり何分かかっているか。これが後の判断材料にもなります。

手順を既製のサービスに寄せる

勤怠、経費精算、請求、顧客管理といった、どの会社にもある業務は、既製のサービスが充実しています。自社の手順に合わないという理由で自作を選ぶ前に、手順のほうを既製品に寄せられないかを検討する価値があります。既製品を使えば、法令や制度の変更にはサービスの提供者が対応するのが一般的です。自作した場合、その対応は自社の担当者の仕事になります。

見分ける目安は、変わる頻度と事業への影響の大きさです。頻繁に変わり、事業への影響も大きいものは、外に頼むと待ち時間が響くため、自分たちで持つ意味があります。逆に、決めごとが固まっていて変わりにくいものや、制度への対応が中心のものは、既製のサービスに任せたほうが手が空きます。全部を自分たちで抱えるのではなく、変わりやすいところに絞るという考え方です。

最初に手を付ける対象は選べます。判断の目安は、影響が及ぶ範囲の広さと、間違えたときに気づけるかどうかです。

顧客の個人情報を扱う仕組みを自社で作る場合、作った後に続ける管理が増えます。誰がアクセスできるかを決めて制限する、利用の記録を残す、責任者を決めて定期的に点検する。個人情報保護委員会が示している指針にも同じ趣旨の項目が並んでいます。加えて、退職者のアカウントを止めることも、決めた制限を実際に効かせるうえで必要になります。既製のサービスなら提供者が担っている部分が、自作すると自社の仕事になると考えて負担を見積もると外れにくくなります。

なお、全部を自社で作るか、全部を外に出すかの二択で考える必要はありません。日本情報システム・ユーザー協会が上場企業を中心に行った調査（2025年9月から10月に実施、有効回答957社、この設問の回答は953社）では、内製と外部委託を使い分ける方針の企業が約7割を占め、完全に内製化する方針は4.5%にとどまっています。工程ごとの分け方や外注先の選び方はシステム開発の外注先の選び方にまとめています。

主要なノーコードツールの料金は、公式情報では次のとおりです。金額は改定されることがあるため、契約前に各社の料金ページで確認してください。米ドル建てのものは、1ドル160円として計算した目安を添えています。

10人で使う場合、ツール代は年間で5万円台から36万円程度まで幅があります。利用者数で課金するものと、アプリ単位で課金するものがあるためです。すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を契約している会社であれば、追加費用なしで始められる場合もあります。ここまでは各社の料金ページを見れば分かります。問題は、この表に載っていない費用のほうが大きいことです。

いちばん大きい費用は、担当者の時間

兼任の担当者が作る場合、その人の時間が費用です。人件費を時給3,000円とすると、最初の構築に80時間かかれば24万円、その後も月10時間の手直しが続けば年間36万円になります。ツール代より人件費のほうが大きくなる計算です。これは目安であり、業務の複雑さで大きく変わりますが、見積もりの桁を掴むには使えます。

見落としやすいのは、この時間が本業から引かれるという点です。総務や経理の担当者が作る場合、その分の本来の業務は誰かが引き受けるか、後ろにずれます。稟議に出す金額としてはツール代しか見えないため、実際の負担が社内で共有されないまま進むことがあります。最初に「月に何時間使う前提か」を決めて共有しておくと、後の判断がしやすくなります。

始める前に確かめておきたいのが、やめるときのことです。どのツールも入力したデータは取り出せるようになっていますが、作った仕組みそのものの扱いは大きく違います。

公式情報で確認できる範囲では、次のような違いがあります。どれが良い悪いという話ではなく、性質が違うので、扱う情報と使い続ける年数によって選び方が変わります。

実務上の要点は2つです。1つは、入力したデータがどこに置かれるかを契約前に確かめておくこと。もう1つは、添付ファイルや解約後の保存期間のように、必要になってから気づく条件があることです。契約前に、解約したらどうなるかを一度読んでおくと、後の負担が軽くなることがあります。

内製でよく聞くのは、作った直後ではなく1年から3年後に出てくる問題です。作った人が異動や退職でいなくなり、中身が分かる人が残っていない状態になります。

IPAが2018年に公表した「システム再構築を成功に導くユーザガイド」の第2版は、担当者の異動や退職は長く使うシステムほど避けられず、業務の知識が断片化するのは必ず起きる事象だと述べています。ノーコードで作った仕組みも例外ではありません。むしろ、作るのが簡単な分だけ、記録を残さないまま数が増えやすいという面があります。

現場の担当者が自分で作れるようになると、中身が分からなくなる、作る人によって出来がばらつく、誰が何を作ったのか把握できなくなる、といったことが起こりやすくなります。作る人に任せきりにせず、作ったものの一覧を持ち、増やすときの手順と、使われなくなったものを止める仕組みを決めておく必要があります。情報システムの担当部署がない会社では、この役割を誰が担うのかもあわせて決めておきます。

作りながら残しておくもの

後から作るのは難しく、作りながらなら手間が小さいものがあります。次の4つは、担当者が代わったときに効きます。

1. 01作ったものの一覧。名前、目的、使っている部署、作った人、扱う情報の種類を1行ずつ書いた表で足ります
2. 02なぜそう作ったかのメモ。手順書ではなく、判断の理由を残します。後任が変更してよいかを判断できる材料になります
3. 03止まったときの連絡先と代替手段。誰に聞くか、動かない間どうするかを決めておきます
4. 04アカウントの管理者を2人にする。1人だけだと、その人が不在のときに何も変えられなくなります

1つめの一覧が効きやすいと感じています。作った本人がいる間は不要に見えますが、いなくなった後に「何がどこで動いているのか」を調べ直す手間は、作り直しに近い労力になります。増えるたびに1行足す運用にしておけば、負担は小さく収まります。

小さく始めて、続けるかどうかを後で決められる形にしておくと扱いやすくなります。着手前に決めておきたいのは次の5点です。

1. 01対象を1つに絞る。困っている業務のうち、止まっても半日耐えられるものから選ぶ
2. 02担当者が使ってよい時間を決める。月に何時間まで充てるかを、本人と上長の間で合意しておく
3. 03扱う情報の線を引く。顧客の個人情報や支払いに関わる情報を入れるかどうかを最初に決める
4. 04やめるときの条件を決める。使われなかったら止める、担当者が代わったら見直す、という基準を先に置く
5. 05作ったものの一覧を用意する。1行目を書いてから作り始める

4つめは特に効きます。使われない仕組みが残り続けるのは、やめる判断をする人が決まっていないことが多いためです。何を作るかを決める工程についてはシステム開発の要件定義の進め方が参考になります。IT運用全体で最低限やっておくことは情シスがいない会社のIT運用にまとめました。