業務委託先のアカウントと権限｜渡す形と終了時の回収

渡す形は、次の3つのどれかに収まります。どれを選ぶかで、使っている間の管理のしかたと、終わったあとの後片付けが変わります。

迷ったら、相手のアカウントを招待する形から検討します。自社でアカウントを発行するのは、招待では届かない作業があるときです。招待は、共有をやめればアクセスも残らないので、後片付けがいちばん軽く済みます。

急ぎのときは、いま動いている社員のアカウントを貸す形が最短に見えます。実際、始めるだけなら最短です。ただ、省いた手間は消えたわけではなく、終わるときに回ってきます。

• 誰の操作か、記録から分からなくなる。何かあったとき、社員と外部の方、どちらの作業か切り分けられない
• やめてもらう方法がパスワード変更しかなく、貸した社員の仕事も一緒に止まる
• 2段階認証の通知がどちらに届くのか、途中から誰も分からなくなる

すでにこの形になっている場合も、直せます。社内の共有アカウントも含めた置き換えの手順は共有アカウントのやめ方にまとめています。

渡す形を決めたら、開始前に4つだけ書き留めます。専用の台帳は要りません。1枚のメモか、スプレッドシートの1行で足ります。

終了日は、なぜ先に書くのですか

社員の退職なら、人事の手続きがアカウントを消すきっかけになります。委託の終了には、そのきっかけがありません。契約を管理している人と、アカウントを管理している人が別のことも多く、誰も気づかないまま、終わった人のアカウントだけが残ります。終了日をアカウントの隣に書いておくのは、この構造への、いちばん手間のかからない対策です。

2段階認証の受け取り先は、なぜ確認するのですか

自社で発行したアカウントでも、2段階認証の受け取り先が本人の携帯電話だと、終了後に自社側でそのアカウントへ入れなくなることがあります。作業データの確認が終わる前に連絡が取れなくなると、打つ手が減ります。受け取り先がどこかだけ、渡すときに控えておいてください。

迷ったら、閲覧から始めます。権限を広げるのは頼まれてから1分でできますが、一度渡した権限を狭めるには「なぜ」の説明が要り、言い出しにくいためです。狭く始めて広げるほうが、双方にとって気が楽です。

• 編集が要る場所だけ編集にする。それ以外は閲覧のまま
• 一時的に強い権限が要る作業は、期間を決めて渡し、終わったら戻す
• 管理者権限は渡さない。どうしても要る作業は、画面を共有してもらいながら自社側で操作する形も検討する

回収を終了日の当日に全部やろうとすると、漏れます。終了日の前・当日・あとの3回に分けると、それぞれ短い作業になります。

止めることと消すことを分けるのには理由があります。止めるのは終了日の当日に即やる。消すのは、引き継ぎ漏れがないと確認できてからやる。残す期間は、納品物の検収や請求の確認に必要な長さで決めれば足ります。

この節だけ、受ける側から書きます。当社自身が、業務委託として仕事を受ける側でもあるためです。受ける側から見ると、事故が起きにくい渡し方には共通点があります。

逆に、入れる場所が最初に一覧で示され、権限が狭く、足りないときに広げてもらう窓口がはっきりしている渡され方は、受ける側も安心して働けます。権限を絞ることは、相手を疑うことではなく、相手を守ることでもあります。触れない場所で起きた問題と、無関係でいられます。

なお、アカウントの扱いを取り決めとして契約書にどう書くかは、契約の専門家の領域です。この記事で扱ったのは、契約の中身に関わらず自社側でできる運用の部分です。

今週やれることは3つです。新しいツールは要りません。

1. 01いま社外の人が入れる場所を数える。各ツールのメンバー一覧と共有設定、それに請求書のアカウント数を見る
2. 02終了した人が残っていたら、まず止める。消すのは確認してから
3. 03次に外部へ頼むときは、渡す前に4つを書き留めるところから始める

社員の入社・退職にともなうアカウントの手順は入退社のIT手続きに、外注先に生成AIを使ってもらうときの取り決めは外注先の生成AI利用にまとめています。逆に、自社が受ける側として取引先からセキュリティの確認シートを受け取ったときの答え方はセキュリティチェックシートの回答のほうです。

当社はIT環境の整備とアカウント管理の支援を行っています。外の人が入れる場所の棚卸しを一緒にやるところだけでも構いません。必要でしたらお問い合わせからお声がけください。